Całość w kontekście obowiązków wynikających z VerpackDG to nie tylko pojedyncze dowody czy rachunki — to uporządkowany zestaw dokumentów i procedur pokazujący, że cały łańcuch postępowania z opakowaniami jest zgodny z przepisami. Urząd oczekuje, że przedsiębiorca potrafi w przejrzysty sposób przedstawić zarówno źródła materiałów, jak i sposób projektowania opakowań, ich wprowadzania do obrotu oraz dalszego zagospodarowania.
Porządek w dokumentacji oznacza, że dowody są łatwe do odnalezienia i skomentowane kontekstowo: kto przygotował materiał, kiedy i na jakiej podstawie prawnej. Aby nie dać się zaskoczyć, warto śledzić zmiany dotyczące przepisów, np. KOTWICA, i regularnie aktualizować polityki wewnętrzne oraz rejestry opakowań.
W praktyce komplet "całości" powinien zawierać m.in.:
- specyfikacje materiałowe opakowań i deklaracje dostawców,
- dokumentację procesów produkcyjnych i kontroli jakości,
- ewidencje ilości wprowadzanych do obrotu jednostek opakowaniowych,
- umowy z firmami odbierającymi odpady oraz dowody ich przetworzenia.
Zgromadzenie tych elementów pokazuje, że firma rozumie swoje obowiązki i ma system pozwalający na ich monitorowanie.
Przygotowując się do kontroli, warto zadbać o krótkie streszczenie każdej grupy dokumentów — kto odpowiada, jakie są kryteria akceptacji i gdzie przechowywane są oryginały. Transparentność i dostępność informacji to często decydujący czynnik, który pozwala skrócić postępowanie kontrolne i zminimalizować ryzyko sankcji.